Kaizen, a módszer, ami segít a vállalkozásodon

A Kaizen jelentéséhez sokan sokféle technikát, trükköt társítanak. Valójában azonban egy filozófia, egy életfelfogás. Sokkal inkább van szó életmódról, ami megállja a helyét mind az üzleti, mind pedig a magánéletben.

Mi is pontosan a Kaizen?

A Kaizen nem egy ősi, hanem egy nagyon is modernnek mondható filozófia. Többféle történeti megközelítése létezik az eredetéről, viszont a ma használt módszertan a 2. világháború utáni időszakból ered, amikor a porig rombolt japánt talpra kellett állítani. Az amerikai segítséggel létrehozott módszertant nevezzük ma kaizen-nek.

Hogyan gondoljunk a kaizenre?

Filozófia

Talán így tudjuk a leginkább megfogni a dolog lényegét. Összességében többről van itt szó, mint meghatározott cselekvésekről és gondolkodásmódról. Számomra ez áll a legközelebb a fogalomhoz.

Módszertan

Mivel olyan részei is vannak a Kaizennek, amelyek jól meghatározott lépéseket definiálnak, ezért nyugodtan tekinthetünk rá így is. Az alapelvek jól másolhatóak nagyobb szervezetekben is.

Mind Hacking

A Kaizen-t felfoghatjuk egyfajta mind hacking-ként is. Gyakorlásával olyan szokásokat alakíthatunk ki, illetve olyan célokat érhetünk el, amelyek normál esetben hatalmas ellenállást váltanának ki az elménkben.

Mi az az egy dolog…?

Ha a Kaizen szemléletét elfogadod, ehhez hasonló a kérdésekkel fog indulni a legtöbb problémád, feladatod megoldása. Ha csak ezt az egy tanácsot fogadod meg akkor is hasznodra válik ez az írás.

Az ezermérföldes út is egyetlen lépéssel kezdődik.

Lao Ce

Csak hogy biztosan értsd: Ahhoz hogy bármit is elérj el kell kezdened tenni érte. Bármit..

Szóval ne egy lépésben próbálj valamilyen komoly feladatot megoldani, hanem lépésenként. Ne akarj:

• Weboldalt készíteni holnapra
• Első oldalra kerülni a keresőben 1 hónap alatt
• Vállalkozást indítani amíg nem tudod hogyan fogod fenntartani

Inkább

• Írd le egy papírra mire kell neked a weboldal
• Nézd meg hogy ki az első most a keresőben
• Nyiss egy új dokumentumot aminek azt a címet adod: üzleti terv

Hogyan készült ez a cikk?

A Kaizen zseniális. Bárkinek bármikor hasznára válhat. Éppen ezért szerettem volna leírni. Ahhoz azonban, hogy ezt meg tudjam tenni, nem elég odaböffenteni egy blogbejegyzést. Viszonylag nagy feladat elmagyarázni egy ilyen egyszerű dolgot. Igen valójában túlzottan is egyszerű, biztos vagyok benne hogy azon gondolkodsz, hogy milyen módon is tudnád ezt bevezetni az életedbe.

Nem azzal kezdtem tehát hogy leírtam a gondolataim, hanem szépen lassan. Elsőként csak létrehoztam a dokumentumot. Nem tudtam még mi lesz a fonala a mondanivalómnak. Csak megtettem az első lépést. A végeredményt most olvasod.

Mi legyen az első lépés?

Ahhoz hogy ezt meg tudd határozni, tudnod kell jó kérdéseket feltenni.

Robert Maurer – Kaizen című könyvében részletesen kifejti, hogy milyen a jó kérdés. Röviden talán úgy foglalhatom össze, hogy kellően apró ahhoz, hogy ne váltson ki ellenállást az agyban.

Az apró kérdések feltevésével ugyanis olyan élettani hatásokat kerülünk el, amelyek rendszeresen gátolnak feladataink elvégzésében. De teszteld le magad, melyik a hatásosabb?

• Holnap írj egy 5000 karakteres anyagot a Kaizen – ről?
• Hozz létre egy új dokumentumot ahová írni fogsz?

Meglepő lehet, de ha a második vonalon indulsz el, gyorsabban végzel igazán minőségi munkát, mint gondolnád. Csak az a fontos, hogy ne veszítsd el a fókuszt. Ha minden nap csak 1 lépést teszel akkor is előrébb leszel mintha készülnél a nagy feladatra.

Ez a cikk közel 1 hónapon át íródott. Minden nap hozzátettem valamit:

• kiegészítettem egy apró gondolattal
• Átolvastam és kijavítottam valamit
• Volt hogy csak kitöröltem egy mondatot ami rosszul lett megfogalmazva

A befektetett energia fel sem tűnt. Nem mértem, de talán 3-4 órányi munkát tettem bele napi részletekben.

改善

Hatolj a problémáid mélyére!

Ha megtanulod jól alkalmazni az apró kérdések módszerét (pl az 5 miért alkalmazásával), akár olyan válaszokat is találhatsz amire nem is gondolnál.

A Kaizen ugyanis az élet minden területére alkalmazható!

Csak fogd a legnagyobb problémád ami foglalkoztat, majd keress egy, akár triviálisan apró lépést, amit megtehetsz annak érdekében, hogy orvosolni tudd azt.

Ne becsüld alá az apró lépések jelentőségét!

A Te Kaizen-ed szemben másokéval

Nagyon nehéz elvonatkoztatni a saját világunktól. Pedig ami esetünkben működik, lehet hogy másnál egyáltalán nem. Fontos hogy az apró kérdéseket mindenkinek magának kell megfogalmaznia, a saját problémájára vonatkoztatva. A folyamat elindításában azonban segíthetünk.

Hidd el hogy aránytalanul nagy kihívás az, hogy a saját véleményed ráerőlteted másokra. Éppen ezért felesleges is. Valósítsd meg a saját életedben az alapelveket, és utána tudni fogod a módját annak is, hogy másoknak milyen buktatókon kell végigmenniük hogy megértsék azt.

Csinálj rendszert a Kaizen-ből

Ahhoz hogy tényleg hasznodra váljon csinálj rendszert belőle. Na nem valami nagy dologra kell gondolni. Mondjuk felkelés utáni perceidben végezz apró tevékenységeket:

• Olvass el egy bekezdést egy könyvből
• Mozgasd át a nyakad és a vállaid felkelés után
• Igyál egy pohár tiszta vizet elsőként
• Tegyél fel magadnak egy apró kérdést (mi az az egy dolog amitől jobb lesz a mai napom mint a tegnapi?)

Amennyiben a fentiek közül bármelyiket rendszeresen megteszed, minőségi javulást érhetsz el. Ne légy türelmetlen. Nem 1 hét múlva fogod érezni a változást, hanem az egész hátralévő életedben!

Gondolkozz Kaizen módban

Tudod mi áll a legtöbb problémád hátterében? Te és a gondolatvilágod!

A Kaizen rendkívül nagy gondot fordít a gondolatokra is. Ismerd meg a saját gondolatmeneted,majd változtasd meg ami nem tetszik.

Nem fogod megváltoztatni egyik napról a másikra azokat a mechanizmusokat amik hosszú éveken keresztül vezéreltek. Főleg azért nem, mert ösztönösen védekező reakcióba lépne az elméd alacsonyabb szintű rétege (mint a kis kérdések esetében).

Épp ezért haladj kis lépésekben.

Az ITZen felépítése rengeteg buktatót és problémát generált az évek alatt. Központi problémaként mindig a forráshiány okozott problémákat.

Nem volt pénzünk fejlődésre!

Szerencsére időben rájöttünk hogy a fenti kijelentés már önmagában is hamis. Sőt a szűkös gondolkodás szűkös eredményeket ad. Éppen ezért változtatni kellett a gondolkodásmódon. Egy életen át a szűkösség elvének programját futtattam, hogyan is álljak akkor neki?

Sok apró gondolattal és tettel. Például a boltban nem az olcsó silány minőségű vajat tettem a kosaramba, hanem a jó minőségűt, az árától függetlenül. Azt a könyvet vásároltam meg ami tényleg hasznosnak tűnt (tehát nem a 3000, hanem a 6000 Ft-os kategóriából).

Kis döntések, amelyek nem befolyásolták a pénztárcám teltségét jelentősen, de mégis minőségi változást hoztak.

Töröljük ki a felesleget az életünkből

Most hogy elméleti alapjaink vannak a Kaizen alapjairól, ideje hogy gyakorlatban is alkalmazzuk.

Váljunk hatékonyabbá az életünkben. Persze bármilyen cél  kitűzhetünk, megtervezhetjük hogyan fogyjunk le, hogyan edzzünk, hogyan szerezzünk több pénzt.

Tehát ha a napjaink hasznosságát akarjuk fokozni, azaz mindennap csak egy picivel akarunk jobbá válni kövesd a következő lépéseket.

7 napos Kaizen program

Ne feledd Kaizen szerint gondolkozunk, tehát nem kell semmi komoly dolgot tenned. A következő 7 napos program napi kb 5 percet vesz igénybe. Ha nem fogsz semmit tenni a 7. nap után, akkor is minőségi javulást fogsz elérni.

Főként akkor lesz hasznos számodra a következő lista, ha valamilyen szinten igényled a a változást (ha ezt olvasod akkor valószínűleg így van)

1. Nap: Szerezz egy üres füzetet, vagy hozz létre egy excel táblát, dokumentumot ha az kényelmesebb. Bármelyiket is választod, tedd könnyen elérhetővé. Ne kelljen keresgetni ha szükséged lesz rá. Minden nap írni fog ide valamit.
   
2. Nap: Vedd elő a füzeted, és írj bele 1 olyan szokást, amitől szívesen megszabadulnál, pl. mert sok időbe telik, és/vagy nem ad semmi kézzelfoghatót az életedhez (súgok: értelmetlen Facebook-ozás, )
3. Nap: írj fel egy olyan dolgot, amit szívesen bevezetnél szokásként. Lehetőleg olyan dolgot válassz amit hasznosítani tudsz az életedben, és szívesen is foglalkoznál vele. Lehet ez új hobbi, vagy csak egy döntés arról, hogy naponta elolvasol egy bekezdést egy könyvből.
4. Nap: csináld ugyanazt mint a 2. napon, de több dolgot is felírhatsz (eddigre bőven lesz ötleted)
5. Nap: most a 3. napot ismételd, szintén írhatsz több dolgot is.
6. Nap: Csak olvasd el amiket eddig leírtál
7. Nap: Próbálj ki valamit a listádról, csak 5 percet kell rászánnod.

Alkalmazhatod a lépéseket bármilyen más területre is, lényegében listát bármiről lehet írni.

Nekem nincs ennyi időm

Tényleg azt hiszed hogy mindent azonnal megkaphatsz? A Kaizen időigényes, pont ez a lényege. Az idő múlásával azonban fokozódik a hatása.

Hemzsegnek a fejedben az ötletek és kezdesz kétségbeesni? Írj egy listát a gondolataidról. Ne kezdj mindent azonnal megoldani. Csak kerülj képbe magaddal!

Mi történne ha azonnal neki fognál mindennek? Szerintem nagyon sokat haladnál, csak éppen közben teljesen kiégnél. Ma még meglenne a lendületed, de mi lesz holnap?

Hidd el jobban jársz ha nem kapkodsz, tegyél előre csak egy kis lépést, de azt rendszeresen.

A legsikeresebb szolgáltatásunk

Mindig is a hosszútávú ügyfélkapcsolatokban hittünk, de nem voltak mindig sikeresek a megoldásaink. Egészen addig, amíg a Kaizen alapelveit szerint át nem alakítottuk azt. Fő szolgáltatásaink a rendszeres apró fejlődésért tett lépésekről szólnak.

Tisztában vagyunk vele hogy a KKV szektor, akinek elsősorban szolgáltatunk, jellemzően időhiánnyal küzd. Ezzel mi magunk is így vagyunk, de megtaláltuk a megoldást. Engedd meg hogy bemutassam hogyan alakult át a weboldal karbantartási szolgáltatásunk.

A weboldal karbantartás alapesetben egy rendelkezésre állást jelentett, de volt vele egy gond. A rendelkezésre állási idő hektikus volt. Ha egyszerre több helyről érkeztek be sürgős igények, minden összeomlott. Pillanatok alatt lemerült az egyébként is alacsony kapacitás.

A megoldás az volt, hogy mi léptünk elsőként. Ma havonta fix időt szánunk a weboldalra akkor is, ha nincs igény. Pl.

WordPress esetén frissítjük a rendszert, átnézzük a weboldalt apró hibákat keresve:

• ha egy kép nincs jó méretezve kijavítjuk
• Ha nem jó valami a mobilnézeten kiigazítjuk
• Ha biztonsági problémát találunk jelezzük

Ez egy mindenki számára kifizetődőbb megoldás. Mivel folyamatosan fejlődik a weboldal is, illetve sok korábbi hiba fel sem merül. Mi tervezett módon tudunk produktívan, dolgozni, a megbízó pedig foglalkozhat más, a vállalkozása szempontjából szintén fontos feladatokkal. Ha fejlesztési igény merül fel az sem probléma, hiszen az időkereten belül mindenképpen időt szánunk rá.

Te hogyan alkalmazod a Kaizen-t?

Bizonyára sok korábbi dolgot fedezel fel az életedben, amikor, ha nem is tudatosan, de követted ezt a filozófiát.

Szeretnél fejlődni? Írd meg hozzászólásként a példát ami eszedbe jutott.

Ebből nem csak mi kapunk visszajelzést, de segít neked is hogy részletesebben megismerd a folyamatot.