Hatékony munkaszervezés 7 egyszerű lépésben

A számítógép előtt dolgozni nagy kihívás, ami hatékony munkaszervezést kíván. Az alábbi 7 lépéses folyamat segít abban, hogy mindig produktív legyél!

Előkészületek

Ha elmerülsz egy pillanatra is, elveszel a kibertérben, és elveszted a hasznos időd nagy részét. Éppen ez miatt nagyon fontos hogy a munkádat készítsd elő! Ne sajnáld az időt amit a felkészülésre szánsz. Bizonyos vélemények szerint 1 perc tervezéssel 10 perc munkát spórolunk meg. De nézzük hogyan is érdemes felkészülni.

1. Mennyi időt töltesz a Facebook-on? 

Sok esetben észre sem vehető mennyi hasznos dolgokra is fordítható percet elvesztegetünk a bejegyzések olvasgatásával, vagy chat-eléssel. Legyen tehát bármilyen hatékony módszerünk a munka szervezésére, ha nem tartunk be egy bizonyos szabályt az egész semmit sem fog érni. A szabály pedig Maradj koncentrált. 

Hiába veted bele magad a munkába ha a Messenger csipogására azonnal megszakítod azt. Ezzel több probléma is van:

1. A beszélgetés elvonja a figyelmed a feladatról. Ha figyelembe vesszük hogy átlagosan 15 percre van szüksége egy átlagembernek ahhoz hogy teljesen ráhangolódjon a munkára, akkor a helyzet még súlyosabb. A helyzet az, hogy nem csak a beszélgetés időtartamát veszítjük el, hanem újra vissza kell állítanunk az elménket a feladatra.
2. Rosszabb esetben a beszélgetés új feladatot is állíthat eléd. Például utána kell nézned valaminek. ez azzal jár sok esetben hogy a fő feladatról egyszerűen megfeledkezel.

Szóval az előkészület első része az, hogy lenémítod a telefonod, bezárod az e-mail fiókod (kivéve ha azzal dolgozol :)). Ha telefonhívásod érkezik akkor is mérlegelj, hogy ráér-e később.

2. Milyen környezetben érdemes dolgozni?

Mindenkinek van egy optimális munkakörnyezete, ami ösztönzi a hatékony munkavégzésre. Itt most a fizikai környezetre, vagyis az illatokra, hangokra, hőmérsékletre és hasonlókra gondolok.

Hangok

A háttérhangok sok esetben segítenek a koncentrációban, és adnak egy ritmust a munkavégzéshez. Egy alapszabályra elég ha odafigyelsz. Instrumentális zenéket hallgass, ha koncentrálnod kell!

Én a következőképpen alkalmazom a zenék hatásait:

• Vidám, ütemes zenék, inkább vokál nélkül (Drum ‘n’ Bass, Goa, Minimal) – programozás, szövegírás
• Lassú zenék dob és alapütem nélkül(Klasszikus zenék, Ambient) – Komoly koncentrációt igénylő feladatok, tervezés

A zenéket mindenképpen a munka megkezdése előtt válogasd össze, ne kelljen ez miatt megszakítanod semmit. Erre a célra nekem teljese mértékben bejött a Mixcloud. Az oldal előnye, hogy ha lejár a kiválasztott mix, a rendszer keres egy hasonló típusú mixet folytatásként.

Persze időnként a zene zavaróvá válik. Ilyenkor jobb kikapcsolni, hogy ne zavarjon. Ha mégis túl naggyá válik a csend kiváló segítség lehet a Coffitivity. Az oldal folyamatos háttérzajt generál, választható kávézók háttérhangjaiból. Szóval egy folyamatos alapzajt kell elképzelni.

Illatok

Szintén komoly hatékonyságnövekedést lehet elérni, ha kellemes illatok lengenek körül. Ha olyan a hangulatod, és senkit nem zavar, nyugodtan gyújts meg egy füstölőt, illatgyertyát vagy hasonlót. A citromos és vaníliás illatokat ajánlom a munka mellé, de ez ízlés dolga is.

Hőmérséklet

A hatékony munkaszervezés terén szintén nagyot dobhatsz azzal, ha kellemes klímát teremtesz magad körül. Ami nem jó az a túl meleg, azonban a hidegtől nem kell félni ;).

3. Hogyan tervezzem meg a munkát?

Mindenképpen előre! Annak érdekében hogy koncentrált maradj, mindenképpen próbálj lezárni minden apróságot. Persze nem arra gondolok, hogy kezdj el foglalkozni velük, hanem egyszerűen keress időt a naptáradban amikor majd megcsinálod.

Érdemes először papíron tervezni. Szedd listába minden elintézendő dolgokat, majd csoportosítsd őket fontosság szerint. Fontos hogy mindezt írd is le, és szigorúan tartsd magad hozzá.

Ha az apró elmaradt feladataidra egy későbbi időpontot szánsz, a tudatalattid munka közben is keresik a megoldásokat, így te nyugodtan foglalkozhatsz a fő feladatoddal. Ugye milyen csodás multiprocessz gépezet az elménk?

Munka

Ha megfelelően előkészültél, kezdődhet is a munka. De tulajdonképpen mire ide eljutsz már dolgoztál egy ideje, hiszen az előkészületek segítik a már említett ráhangolódást. Ez már önmagában is hatékonyabbá tesz, de a listának még nincs vége!

4. Mérések

Érdemes mérni a munkával töltött időd. Erre rögtön itt is van egy olyan eszköz, ami talán az egyik leghasznosabb szoftver amit valaha is használtam. A neve Toggl, ami tulajdonképpen egy stopper. A feladataidat projektekre, sőt különböző munkaterületekre oszthatod. Könnyen hozzászokhatsz, hogy a munka elkezdésekor kiválasztod a projektet amin dolgozol, adsz az aktuális feladatnak egy nevet és elindítod az időmérőt. Teljes egészében online eszközről van szó, viszont találhatsz hozzá Android alkalmazást, sőt böngészőbővítményt is.

A Toggl hasznát már az első héten érzékeltem, és meglepő eredményeket hozott, számomra biztosan. Mindent rögzítettem a stopperrel, de csak akkor indítottam el az idő mérését, amikor ténylegesen neki is fogtam egy feladatnak (tehát az előkészületek és a telefonhívások nem szerepeltek). Az eredmény meghökkentő volt, mindössze 16 órányi tényleges munkát rögzített a rendszer egész héten, sőt ebből aránytalanul sok időt töltöttem, kb 8 órát egy olyan projekttel ami már tulajdonképpen készen volt.

5. Zárjuk le a munkát

Szintén lényeges szempont, hogy a munkát soha ne hagyjuk félbe. Amit beterveztünk azt csináljuk is meg. Ezzel ugyanis felszabadítjuk az energiánkat, és teljes mértékben a következő lépésre tudunk koncentrálni.

Ha mégis kénytelenek vagyunk megszakítani a feladatot, ne azzal teljen az idő hogy hibáztatjuk magunkat, hanem gondoljuk át hogy mennyi energiát kell még belefektetnünk, és utána keressünk neki helyet a naptárban. Apropó naptár!

6. Elemezz

A hatékony munkaszervezésben létfontosságú, hogy mindig elemezd ki, jól használtad e az idődet. A Toggl erre is kiválóan alkalmas (Reports menüpont). Persze nem szükséges minden befejezett munka után erre időt szakítani, elegendő hetente egyszer, mondjuk a hétvégi pihenő előtt átnézni a statisztikákat, és összevetni az eredményekkel.

7. Pihenj

De csak ha készen vagy! Akkor viszont minőségi pihenést válassz. Egy egész napos mentális munka után a Facebook kifejezetten káros és döbbenetesen fárasztó tud lenni. Fel kell kelni a számítógép elől és valamilyen földközelibb dolgot csinálni. Kertészkedj, főzz, mosogass, menj el sétálni, eddz, a lényeg hogy mozgasd meg a tested is, hiszen így másnap újra tetterősen vághatsz a feladatoknak.

Kövesd ezt a 7 utasítást és teljesítményed drasztikus növekedésnek fog indulni. Ha neked is vannak tippjeid oszd meg velünk! Persze ha mindezek ellenére sem győznéd a feladataid elvégzését, egy részét delegálhatod is!