A projektmenedzsment nem kizárólag az informatikához kötődik – az alapelvei általánosan alkalmazhatók bármilyen iparágban. Ennek ellenére érdemes külön beszélni az informatikai projektmenedzsment sajátosságairól, mert több szempontból is eltér a többi területtől.
Ebben a cikkben körbejárjuk ezt a témakört, és néhány gyakorlati tanácsot is megosztok, különösen azok számára, akik a KKV szektorban dolgoznak.
Bár az itt bemutatott elvek és módszerek nagyvállalati projektmenedzsment megközelítésekből merítenek inspirációt, egy jóval egyszerűbb és gyakorlatiasabb rendszer mentén íródtak – kifejezetten a kisebb cégek igényeire szabva.
Joggal merül fel benned a kérdés hogy mennyire kelle ebbe belemélyedni. Engedd meg hogy idézzek a Projektmenedzsment mindenkinek című könyvből(amiről olvashatsz még pár szót a cikk végén):
“Ha a munkád nagyobb részét projekteken dolgozva töltöd, de soha nem kaptál formális projektmenedzsment képzést, akkor te is nem hivatalos projektmenedzser vagy”
Ha ezek után magadénak érzed a területet, akkor csapjunk is bele:
De nézzük először mi az a projekt?
A projekt fogalmának több definíciója is létezik. A legegyszerűbb és talán legpontosabb meghatározást a PMI (Project Management Institute) adja:
„A projekt időben behatárolt erőfeszítés, egy egyedi termék, szolgáltatás vagy eredmény létrehozása céljából.”
Fontos megérteni, hogy egy tevékenység akkor is projekt, ha nem azonosítottuk annak. Nálunk is előfordult, hogy látszólag egyszerű teendőkről később kiderült: valójában projektek.
Ezért különösen egy kisebb szervezetben elengedhetetlen megtanulni, mi számít projektnek, és mit érdemes csak egyszerű feladatként kezelni.
Egy látszólag apró kérés is felvethet olyan összefüggéseket, amelyekből végül egy nagyobb projekt bontakozik ki. Ilyen például, amikor az általunk fejlesztett időpontfoglaló rendszer kapcsán az az igény merül fel, hogy egyszerre több naptárt is lehessen kezelni.
Első ránézésre ez valóban egy egyszerű kérés: van egy naptárad, de nyitsz egy új irodát, és oda is kellene időpontfoglalás. Ha azonban a rendszer már eredetileg is így lett tervezve, akkor ez valóban csak egy feladat: illeszkedik az elvekbe, és nem igényel mély átalakítást.
Viszont ha a rendszer alapkoncepciójában nem szerepelt a több naptár kezelése, akkor ez már projekt: alapműködést kell módosítani, új szabályokat kell kialakítani, és várhatóan sok új kérdés merül fel – azaz jelentős bizonytalanságot hordoz.
Ez rámutat az informatikai projektmenedzsment egyik sajátosságára is: a „vastag szélű kockázatra”. Ez a fogalom az IT-projektekre (és például atomerőművekre) jellemző, és arra utal, hogy nem elég a kockázatokat előre jelezni – aktívan a megelőzésükre kell fókuszálni már a projekt kezdetétől.
Informatikai projektmenedzsment tudnivalók
A projektmenedzsment hatalmas témakör, és valójában a szervezet nagyságától és a szervezettségétől is függ hogy pontosan milyen feladatokat is takar. Ami biztos, az az, hogy egy jól menedzselt projekt:
- Olcsóbb, nagyobb eséllyel fogja tudni tartani a tervezett költségvetést (bár ez önmagában egy hatalmas témakör a PM világában)
- Hatékonyabb, hiszen egy terv mentén haladunk a végrehajtással, nem pedig össze vissza belekapunk a feladatokba.
- Oldja az időnyomást. Bár ehhez komoly őszinteség, sőt önismeret szükséges a projektmenedzser irányából.
- Élvezetesebb. Főleg a mai keretek között, ahol nap mint nap megváltozik valami. Jót tesz a projektgondolkodás, ami nem csak irányt mutat, de alapesetben kezeli a változást is.
Az IT-projektek esetében különösen igaz, hogy a változás és fejlődés rendkívül gyors ütemű. A projektmenedzsment feladata tehát nem csupán a rugalmas alkalmazkodás, hanem az is, hogy felkészüljön arra az esetre, amikor a projekt tárgya hirtelen alapvetővé válik a piacon.
Vegyük újra az időpontfoglalós példát – de ez bármely szoftvertermékre érvényes lehet. A projektünk elindítása után néhány héttel a Google bejelentett egy, a Naptárba integrált, hasonló funkcionalitású megoldást.
Felmerül a kérdés: érdemes versenyezni a Google-lel? Valószínűleg nem.
Mit tehetünk ilyen helyzetben? Hogyan kezeljük ezt?
A projektmenedzsmentnek kész válaszokkal kell rendelkeznie az ilyen esetekre. Ahogy korábban is említettem: nem csupán a kockázatok enyhítésével, hanem a megelőzésükkel kell foglalkoznunk. Ugyanakkor el kell fogadnunk, hogy nem lehet mindenre előre felkészülni.
Erre szolgál a tanulás – annak a képessége, hogy legközelebb ne kövessük el ugyanazt a hibát.
Költségvetés – az IT-projektek gyakori buktatója
Legyen szó online marketing stratégiáról, szoftverfejlesztésről vagy hálózatfejlesztésről: jellemző, hogy a megbízói oldalon a büdzsé jelentősen alacsonyabb, mint amennyiből a projektet valóban meg lehetne valósítani.
Ez sokszor abból fakad, hogy nincs elegendő információ a projekt előzetes felméréséhez – mert még nem ismerjük pontosan az igényeket vagy a technikai lehetőségeket. Márpedig nehéz pontosan árazni valamit, aminek még a keretei sem világosak.
Kapacitás – az erőforrások reális felmérése
Bár ma már nem élünk teljesen abban a világban, ahol „a szomszéd Pistike” egyszerre készíti a weboldalt, húzza ki a hálózati kábelt és tervez logót, a jelenség nyomai még mindig jelen vannak. (Remélem téged nem érint)
Fontos, hogy tisztán lássuk az emberek képességeit:
- A webfejlesztő érti, hogyan kell analitikát beállítani?
- A SEO-s tud szöveget írni?
- A PPC-s ért a vizuális kreatívokhoz, vagy inkább a hirdetéskezelő rendszerek konfigurálásában erős?
Ezek egyenként olyan kérdések, amelyekre nincs általános válasz – mert az emberek képességei eltérőek.
És valójában ez maga a projektmenedzsment lényege:
összehangolni a projektfolyamatokat a résztvevők képességeivel, és ebből létrehozni egy működőképes, hatékony kombinációt.
Könyvajánló projektmenedzsment témában
Blaskovics Bálint, Bognár Norbert, Kádár Zsombor – Projektajánlatok menedzselése
Az alapfogalmak, standard eljárások kedvelőinek. Sok elméleti alapot ad, amik később hasznosak lesznek amikor elmélyülsz a témában. KKV szinten nem ragaszkodnék az itt leírtakhoz minden esetben. A könyv amúgy meglepően sokat adott az ajánlatadási folyamat kidolgozásával. Ha az ITZen-t nagyobb feladattal bízod meg, akkor a könyv alapján készült ajánlatadási folyamatot alkalmaztuk mintaként.
Kory Kogon, Suzette Blakemore, James Wood – Projektmenedzsment mindenkinek
A FranklinCovey által kiadott könyv, sok kérdést letisztáz és módszert ad a kezünkbe. Ebből a könyvből a DANCE módszertan volt a projektmenedzsmentünkre a legnagyobb hatással. A DANCE a projektek résztvevőinek szereplköreit tisztázza, segítségével egyszerűen kezelhető az ha az ITZen-től független szabadúszóval vagy ügynökséggel kell egy projekten közösen dolgoznunk.
Bent Flyvbjerg, Dan Gardner – Megvalósítás hatékonyan
A Shiwaforce által kiadott projektmenedzsment könyv. Rengeteg nagy projekt tanulságát, módszereket és egy 11 pontos ajánlást is ad a végére, ami bőségesen ellát gondolattal, legyél akár dedikált akár nem hivatalos projektmenedzser. Véleményem szerint a téma legjobbja ami magyar nyelven elérhető.