Az IT projektek gyorsan átláthatatlanná válnak. Elég hozzá néhány párhuzamos feladat, több résztvevő, egy külső szolgáltató vagy egy új ötlet. Ilyenkor kézenfekvőnek tűnik egy új projektmenedzsment-szoftver vagy egy bonyolult Gantt-diagram bevezetése. A tapasztalatunk azonban az, hogy a problémát ritkán okozza az eszköz hiánya.
„A legtöbb összetett projekt nem azért lesz sikertelen, mert a projektmenedzserek nem tudják kezelni a bonyolult dolgokat, hanem mert elfeledkeznek az egyszerűekről.”
FranklinCovey Projektmenedzsment mindenkinek
Mi is ezt tapasztaljuk. Egy IT projekt nem feltétlenül azért válik kezelhetetlenné, mert eleve bonyolult, hanem mert túlgondoljuk, miközben az alapokat nem tisztázzuk. Nem egyértelmű, mit tekintünk késznek, ki felel az eredményért, mennyi kapacitás áll rendelkezésre, és hogyan ellenőrizzük a haladást.
Mitől válik kezelhetetlenné egy IT projekt?
A legtöbb probléma már a kivitelezés előtt megjelenik. Gyorsan szeretnénk eredményt látni, ezért a tervezést háttérbe soroljuk. A tervezésnek ugyanis nincs olyan látványos eredménye, mint egy elkészült weboldalnak, egy publikált cikknek vagy egy működő funkciónak. Mégis ez az a munka, amely később rengeteg felesleges feladattól, javítási körtől és kapkodástól óvhat meg.
Egy rosszul előkészített projektben a résztvevők sokszor dolgoznak, de nem feltétlenül ugyanazon az eredményen. Új feladatok kerülnek a rendszerbe, a prioritások folyamatosan változnak, és a projekt egyre több kapacitást kér. Ilyenkor nem az a megoldás, hogy még gyorsabban kezdünk dolgozni, hanem az, hogy megállunk és újra tisztázzuk az alapokat.
Beszéljen minden résztvevő közös nyelvet
A közös nyelv nem vállalati bürokrácia. Arra szolgál, hogy ugyanazt értsük a projekt, a feladat, a teendő, a brief, a publikálás vagy a kész állapot alatt. Ha ezek jelentése nincs tisztázva, a résztvevők jó szándékkal is eltérő elvárások szerint dolgozhatnak.
Érdemes legalább a következő fogalmakat rögzíteni:
- projekt: az elérni kívánt, egyértelműen meghatározott eredmény;
- feladat: a projekten belüli nagyobb munkarész;
- teendő: egy konkrét, elvégezhető cselekvés;
- brief: a feladat célját, kereteit és elvárásait összefoglaló kiindulópont;
- DoD, azaz Definition of Done: annak meghatározása, hogy pontosan mikor tekintjük késznek a munkát;
- KPI: az eredményességet mérő mutató.
A közös fogalomhasználat az informatikai projektmenedzsment egyik legegyszerűbb, mégis legerősebb eszköze. Nem az a célja, hogy mindenki projektmenedzserré váljon, hanem az, hogy ne kelljen ugyanazokat az alapvető kérdéseket minden feladatnál újra tisztázni.
Egy projektnek legyen egy gazdája
Alapelveink közt is megtalálod az 1 projekt = 1 projektgazda elvet. Ez nem azt jelenti, hogy mindent neki kell elvégeznie. A projektgazda felel azért, hogy a cél egyértelmű legyen, a feladatoknak legyen felelőse, a döntések megszülessenek, és a projekt ne maradjon magára két munkafázis között.
Ha többen egyformán felelnek valamiért, könnyen előfordul, hogy valójában senki sem érzi sajátjának. A projektgazda egyértelmű kapcsolódási pontot ad a csapatnak és a külső szolgáltatóknak is. Ő látja egyben az eredményt, miközben a részfeladatokat delegálhatja azoknak, akik a legjobban el tudják végezni.
A szükségesnél ne használj bonyolultabb tervezést
Nem minden IT projekthez kell külön szoftver. Fogj egy jegyzetfüzetet, Google Keepet, Joplint vagy bármilyen eszközt, amelyet a telefonodról és a számítógépedről is elérsz, és írd le a legfontosabb feladatokat. Ezután ne kezdd el rögtön megcsinálni őket. Gondold át a sorrendet, priorizálj, delegálj, és selejtezd ki azt, ami nem visz közelebb a célhoz. Csinálj helyet a polcon, hogy legyen hely az új ötleteknek és megoldásoknak.
Az AI sokat segíthet a tervezésben: összegyűjthet szempontokat, javasolhat lépéseket, felismerhet hiányokat, és segíthet rendszerezni a feladatokat. A teljes üzleti és emberi kontextust azonban nem fogja látni. A javaslatait ezért érdemes figyelembe venni, de ha akár egy embert is kezelni kell a projektben, ami lássuk be elég jellemző, akkor a kapacitást garantáltan félre fogja tervezni. Szóval azt javaslom, kezdd a tervezést nyugodtan egy AI-al ha nem tudsz elindulni, de ne higgy el neki mindent.
Kaizen: bontsd le lépésekre, majd fejleszd a működő folyamatot
A projektmenedzsment-rendszert sem kell egyetlen nagy projektként felépíteni. Elég egy egyszerű, használható első verzió. Nálunk a ContentZen, a tartalomfejlesztési folyamatunk egy jó öreg Excel-táblázatból indult. Sok blogbejegyzést kellett párhuzamosan menedzselnünk, ezért státuszokkal jelöltük, hogy egy anyagot éppen tervezünk, írunk, ellenőrzünk vagy publikálunk.
Később a valós tapasztalatok alapján csiszoltuk tovább a rendszert. Beépítettük a jóváhagyásokat, az ellenőrzéseket és a terjesztést, majd automatizáltuk például az ügyfél általi jóváhagyással járó adminisztráció egy részét. A marketingautomatizálási ötleteinkről szóló cikkünkben ezt és további hasonló megoldásokat is bemutatunk.
A lényeg nem az, hogy már az első napon tökéletes folyamatod legyen. Először tedd láthatóvá, hogyan dolgoztok, majd mindig azon a ponton javíts, ahol ténylegesen idő vész el, hiba keletkezik vagy elakad a döntés.
Így tervezz reális kapacitást
Az ITZen-ben egy munkatársnak egy napra legfeljebb hatórányi feladatot delegálunk. Ez tapasztalati szabály. Hat óra megfelelő fókusszal reálisan elvégezhető, miközben marad tér az egyeztetésekre, kisebb váratlan ügyekre és a munka dokumentálására is.
Korábban előfordult, hogy személyenként nyolc-tíz órányi feladat szerepelt egy napra az ITZenERP-ben. Ettől azonban nem készült el több jó minőségű munka. Egyes feladatokat időhiány miatt összecsaptunk, majd újra elő kellett venni őket, esetenként két-három javítási körben. A papíron magasabb kihasználtság valójában több veszteséget okozott.
A kapacitástervezés nálunk keretekre épül. A havidíjas szolgáltatásoknak havi ciklusuk és rögzített feladataik vannak. Bizonyos munkáknak fix határideje is van: például a weboldal-karbantartásoknak minden hónap tizedik napjáig el kell készülniük.
Az ITZenERP teljesülésmutatója százalékosan mutatja, hol tart egy szolgáltatás, erre épülnek az automatikus ütemezések és a Projektmenedzsment SOP szabályai. A rendszert hónapról hónapra finomítjuk.
A prioritások ütközése ma már ritka, de teljesen nem szüntethető meg. Ilyenkor szabályokra, tapasztalatra, önismeretre és csapatismeretre egyaránt szükség van. Mérlegelni kell, ki milyen terhelést bír, melyik feladat prioritása csökkenthető, és hol lehet kompromisszumot kötni anélkül, hogy az eredmény sérülne.
Tisztázd az elvárásokat: mi a projekt valódi célja?
A projekt célja ne csak egy tevékenység legyen, hanem egy ellenőrizhető kész állapot. Ezt meghatározhatja egy DoD vagy egy KPI. Minél pontosabban látjuk, mikor tekintjük sikeresnek a projektet, annál könnyebb a szükséges feladatokat azonosítani.
Vegyünk egy egyszerű blogbejegyzést. Ha a cél csak annyi, hogy „készüljön el egy blogbejegyzés”, akkor létrejöhet egy szöveges anyag, de még azt sem biztosítottuk, hogy kikerül a weboldalra.
Egészen más projektet kapunk, ha a cél így szól: „egy hónapon belül publikáljunk egy, a Google keresőben indexelt blogbejegyzést, amely megjelenik a tervezett kulcsszóra”. Ez a megfogalmazás már a brief készítésekor rávilágít a szükséges lépésekre. Meg kell tervezni a kulcsszót és a tartalmat, el kell készíteni és ellenőrizni kell az anyagot, jóvá kell hagyatni, megfelelően publikálni kell, majd ellenőrizni az indexelést és a keresési megjelenést.
A kész állapot ebben az esetben már egyértelmű: a publikált URL megjelenik a Google Search Console adatai között, és a lekérdezések között feltűnik a tervezett kulcsszó. Egy jól megfogalmazott cél tehát nemcsak a végét jelöli ki, hanem segít felfedezni azokat a feladatokat is, amelyekre különben nem gondolnánk.
Ellenőrizd a projektet, és hagyj benne tartalékot
Az ellenőrzés nem csak a projekt végén történik. A projektgazdának rendszeresen látnia kell, mi készült el, mi akadt el, milyen döntés hiányzik, és változott-e a cél vagy a rendelkezésre álló kapacitás. Ehhez nem feltétlenül kell hosszú megbeszélés. Sok esetben elég egy rövid státusz, egy naprakész feladatlista és az elvégzett munka tömör dokumentálása.
Mi szándékosan szűkebb belső határidőkkel dolgozunk, hogy probléma esetén is legyen mozgásterünk. Ha ütközés történik, megkeressük az okát, visszavesszük valamelyik feladat prioritását, vagy másképp osztjuk el a munkát. A kompromisszum nem a projektmenedzsment kudarca, hanem része annak. A fontos az, hogy a belső bizonytalanságot ne az ügyfél érzékelje. Ez közvetlenül ügyfél-elégedettségi kérdés is.
Az ellenőrzéshez hozzátartozik a tanulás. Ha egy egyszerű feladatot többször kell javítani, nem elég kijavítani az aktuális hibát. Meg kell nézni, hogy a brief, a delegálás, a kapacitástervezés, az ellenőrzés vagy maga a folyamat volt-e hiányos. A tapasztalat akkor válik értékké, ha visszaforgatjuk a rendszerbe.
Kezdd egyszerűen
Egy kisvállalkozásnak nincs szüksége arra, hogy egyik napról a másikra teljes projektmenedzsment-rendszert vezessen be. Kezdd azzal, hogy leírod a futó IT projektjeidet és a hozzájuk tartozó legfontosabb feladatokat. Minden projekthez rendelj egy gazdát, határozd meg a kész állapotot, majd nézd meg őszintén, mennyi kapacitás áll rendelkezésre.
Ezután ne több feladatot próbálj beszorítani ugyanabba a napba. Prioritást adj, delegálj, selejtezz, és hagyj helyet a váratlan helyzeteknek. A cél nem az, hogy a rendszer bonyolultabbnak tűnjön, hanem az, hogy a munka egyszerűbbé, átláthatóbbá és elszámoltathatóbbá váljon.
Ha szeretnéd átláthatóbbá tenni a vállalkozásod online marketinges vagy fejlesztési projektjeit, beszélgessünk.