Hogyan növeld meg a kapacitásod a Pomodoro technikával? (Frissítve 2021-re)

Hogyan segíthet a Pomodoro technika?

Ismered a Pomodoro technikát? Egy zseniálisan egyszerű módszer, ami megsokszorozza a hatékonyságod. A technika megértése rendkívül egyszerű, a hasznosításához azonban jól jöhet egy kis iránymutatás. 

Figyelem, ez egy régi cikk, ugyan a Pomodoro lényege nem változott, azonban néhány körülmény, és a hozzáállásunk igen. Ezért zöld betűkkel olyan kiegészítéseket találhatsz a cikkben, amik több mint 3 évvel az eredeti írás utáni tapasztalatainkat tükrözik. -Horváth Sándor – 2021.02.03


 

Túlvállaltuk magunkat

A hazai informatikával foglalkozó vállalkozások esetében egyre gyakrabban előforduló probléma, a túlzottan sok feladat bevállalása. Ebbe a hibába természetesen mi is beleestünk.

Hogy miért?

Ahhoz hogy fenn tudjuk tartani a vállalkozásunkat, tőkére van szükségünk. A tőkénket jelen pillanatban az elvégzett feladatok utáni szolgáltatási díjak és munkadíjak teszik ki. Vagyis ha elvégeztük feladatot, akkor tőkéhez jutunk.

Jó megoldásnak tűnhet az, hogy sok munkát elvállaljunk és sokat keressünk,  de valójában elég rossz ötlet, nem ajánlom senkinek :).

Update 2021.02

Valóban rossz volt az irány. Elkezdtünk hát inkább értéktermetési irányba menni. A vicces az hogy ma egy szolgáltatásunkon belül sokkal többet tudunk kevesebb idő alatt adni, mint korábban amíg az időnket fizették ki.

Viszonylag sok ajánlatkérés érkezik hozzánk és elég sokszínűek a feladatok. Hoztunk néhány szabályt arra vonatkozóan, hogy milyen jellegű munkákat vállalunk, azonban ezekkel is elég sok a gond. Legyen szó egyszerű sitebuild elkészítéséről, vagy SEO-s megbízásról, tény, hogy sok körülmény megnehezíti, vagyis inkább megnöveli a munkára fordított időt.

SEO-s megbízás során például sok esetben segíteni kell az ügyfeleket abban is, hogy megértsék, milyen hasznuk származhat a keresőoptimalizálásból, milyen reális célokat határozzanak meg.

Ezt rosszul mértem fel sokáig, illetve most is van még mit tanulnom ezzel kapcsolatban. Nem vettem figyelembe, hogy mennyi időt is vesz el pontosan a feladatokkal kapcsolatos kommunikáció, a munka leigazolása, a visszajelzések kezelése és hasonló feladatok ellátása.

Update 2021.02

Amit anno a blogbejegyzés írásakor rosszul mértem fel, ma már megoldottá vált az ITZen ERP segítségével. Ez egy kifejezetten a mi igényeinkre szabott egyszerű rendszer, mely segít fókuszt tartani. 

A Pomodoro használatát támogató rendszerről beszélünk egyébként, ami lehetőséget ad, hogy a nagy feladatokat is kis Pomodoro ciklusokra tudjuk felosztani.

Szóval ha a munkára fordított optimális időt számoljuk akkor nincs kapacitáshiányunk, de ha azt is számba vesszük, hogy mennyi extra feladattal jár ez, akkor körülbelül meg kellene dupláznunk a kapacitásunkat hogy minden határidőre elkészüljön.

Legalábbis eddig ez volt a helyzet, de kiválóan tudjuk csillapítani a vállalkozáson belüli stresszt a sok extra feladat miatt, és még az ügyfeleink is elégedettebbé váltak.

Az ITZen belső folyamatai ma már elég összetettek, és jól működnek, de ha most kezdeném az egészet, biztosan a Pomodoro technika napi használatával foglalkoznék elsőként.

Mi az a Pomodoro technika?

A Pomodoro zseniálisan egyszerű módszer az időd hatékony elosztására. A módszer Francesco Cirillo nevéhez fűződik valamikor a 80-as évekből. A lényege egyszerű:

  • 25 perc munka
  • 3-5 perc pihenés

Azaz 25 percig csak az adott feladatra koncentrálsz, és minden szakasz után lazítasz egy picit.

A 25 perctől többen eltérnek, de nem igazán érdemes, mivel kb ez az az időtáv, amíg megfelelően motivált, és koncentrált tudsz maradni.

Update 2021.02

Az igazság az, hogy sokszorosan bebizonyosodott hogy a 25 perc nagyon sok esetben nem jó. Vannak feladatok, amik sokkal hatékonyabban elvégezhetőek a GTD szerinti 2 perces feladatokként kezelve. Egy ilyen típusú feladatot ha Pomodoro technikával indítasz el akkor nyivlvánvalóan időt fogsz pazarolni.

Ugyanakkor, egy nagyobb volumenű feladat, mint egy kulcsszókutatás, vagy egy fejlesztési feladat esetén a 25 perc sokszor arra való hogy bemelegedj. Nem jó ha 25 percenként szünetet tartasz, főleg az első ciklusban. 40-50 perc sokkal hatékonyabb, persze ez után érdemes visszállni a 25 re.

Hogyan segített a Pomodoro technika?

A módszer alkalmazásával nagyon egyszerűvé vált a kapacitások hatékonyabb elosztása, azaz a munkatársak és a saját időm menedzselése.

Eddig az volt a probléma, hogy az alapszisztéma szerint sorban haladtunk a feladatokkal. Azaz ha készen volt az egyik meló, kezdődhetett a másik. Max 2-3 projekttel foglalkoztunk aktívan.

Ma a Pomodoro előnyeinek kihasználásával akár 8-10 feladatot is képesek vagyunk párhuzamosan elvégezni, és valójában még hatékonyabb is a munkavégzés ebben a formában.

Update 2021.02

Az ITZen ERP segítségével a párhuzamosan kezelehtő projektek száma drasztikusan megnőtt. Most éppen 48 különálló projektet menedzselek (ok vannak benne átfedések, de ezek különböző ügyek attól).

A Pomodoro az adott projektek részfeladatainál kerül kihasználásra.

Instant Pomodoro Timer

Mivel többféle megközelítést kell alkalmazni mindegyik feladat elvégzése során, nagyobb rálátásunk van egy területre. Sokszor előfordul az is, hogy több projektnek is megtaláljuk a közös pontjait, azaz párhuzamosan több feladattal is haladni tudunk egy ütemben.

Persze nem szabad átesni a ló túloldalára. Tehát aki a webes fejlesztésekkel foglalkozik elsősorban, nem kap SEO-s feladatot, de ha több weboldal sitebuild-jét kell elvégezni, akkor párhuzamosan haladhat mindegyikkel. (valójában hasznos lehet néha jelentősen eltérő feladatot elvégezni, de az egy másik történet)

A másik előnye a módszernek, hogy nem csak megbízás szerint lehet bontani a folyamatokat, hanem a feladat jellege szerint is. Ehhez azért kell kell egy kis rutin, de kisidő után nyilvánvalóvá válnak a központi problémák minden területen. Tehát lehet az is a 25 perces Pomodoro szakasz központi feladata, hogy találjunk olyan megoldást ami egyszerre több projekt előmozdulását is segíti.

 

Pontosítsunk, hogyan csináljam?

Hasznos ha reggel első lépésként (vagy az előző nap végén utolsó lépésként megtervezed a napod).

Tudod hogy 25 perces szakaszokkal dolgozol, és tudod mennyi kapacitásod van:

Egy napi 8 órát dolgozó webfejlesztő, produktívan kidolgozott kapacitása legyen 6 óra.(Esetünkben 2 óra van egyéb feladatokra, adminisztrációra, illetve kreatív fejlesztésekre fenntartva)

Ha azt számoljuk, hogy 25 perc egy Pomodoro és 5 perc a pihenő, két szakasz között, akkor kijön, hogy 6 óra alatt 12 idősávunk van.

Hogy minden feladatommal haladni tudjak, a következő eljárást fogom alkalmazni:

  • Kijelölöm a legfontosabbakat (ne legyen azért 12 különböző feladat)
  • Kiosztom melyikre mennyi szakaszt áldozok (Ez a bejegyzés például 3 szakasz alatt készült el)
  • Érdemes utána priorizálni is a napi feladatokat, így van egy kontrollod egész napra.

Tények:

  • Ha 5 Pomodoro-t jelölsz ki magadnak egy napra, akkor 5-öt is fogsz megcsinálni, több nem fog menni
  • Ha kijelölöd a 12-t (kinek hogy), akkor pedig nagy valószínűséggel az a 12-t fogod tudni megcsinálni
  • A Pomodoro módszerre tekints egy keretként, mindig nem életszerű, hiszen bejöhet egy hívás, vagy megjelenhet egy ügyfél ami borítja a napi tervet. Nem szabad sikertelenségként felfogni ha nem sikerül teljesíteni a napi feladatokat.

Tippek:

Ha egy feladattal gyorsabban végzel mint 25 perc, több dolgot tehetsz:

  1. Megpróbálod az adott projektre fordítani az időt, néha az apróságok is sokat jelentenek, de az is lehet hogy 3 perc tervezés is sokat lendít a dolgon.
  2. Az extra időt felhasználod tanulásra

Érdemes néhány extra feladatot készenlétben tartani, “majd ha lesz rá időm” jelleggel. Az esetlegesen felszabaduló kapacitások kihasználása céljából.

Update 2021.02

Egy extra tipp. Próbáld ki hogy a hét első napján megtervezed az egész heted. Ezzel időt spórolsz és produktívabb is maradhatsz, hiszen nem kell minden nap újra megtervezned a feladataid, csak tolni kell őket hogy haladjanak.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Ez az oldal az Akismet szolgáltatást használja a spam csökkentésére. Ismerje meg a hozzászólás adatainak feldolgozását .