A rugalmasságot ösztönös működésként képzeljük el egy vállalkozás életében. Gyors döntések, azonnali reakciók, folyamatos alkalmazkodás. Ezek valóban fontosak, de semmiképpen sem ez a megoldás. Egy vállalkozás akkor lesz igazán rugalmas, ha rendszerben gondolkodik.
A reziliencia eredetileg lelki ellenállóképességet jelent, de szerintünk vállalkozási szinten is van értelme erről beszélni. Egy kisvállalkozásnak ugyanúgy képesnek kell lennie arra, hogy alkalmazkodjon a változásokhoz, kezelje a bizonytalanságot, és ne omoljon össze attól, hogy valami nem pontosan úgy történik, ahogy eredetileg elképzeltük.
Ehhez viszont nem elég a jó szándék. Rendszerekre van szükség.
Mi történik rendszer nélkül?
Egy vállalkozásban rengeteg apró részlet mozog egyszerre. Fejlesztések, marketing, ügyfélkommunikáció, tartalomgyártás, projektmenedzsment, adminisztráció.
Ha ezek nincsenek folyamatokba szervezve, nagyon gyorsan kialakulhat a káosz.
- Elkészül egy fejlesztés, de nem az, amit az ügyfél valójában kért.
- Egy blogbejegyzés teljesen más irányba megy el, mint amit eredetileg szerettünk volna kommunikálni.
- Egy szolgáltatás fejlesztésére rengeteg energiát fordítunk, miközben az ügyfeleknek valójában nincs is rá szükségük.
A másik probléma a kapacitás kezelése.
Sok feladat elsőre egyszerűnek tűnik. Egy blogbejegyzés például kívülről nézve csak annyi, hogy valaki leül és megír egy szöveget. Valójában viszont szükség lehet briefre, kulcsszókutatásra, médiatartalmak keresésére, ügyfél jóváhagyásra, publikálásra, ellenőrzésre és utólagos karbantartásra is.
Ha folyamatként kezeljük ezeket a feladatokat, sokkal pontosabban látjuk az erőforrás igényüket.
A rendszerszintű rugalmasság nem merevség
Sokan azt gondolják, hogy a folyamatok és szabályozások elveszik a szabadságot. A gyakorlatban nálunk pont az ellenkezője történt.
A rendszerszintű rugalmasság nem arról szól, hogy mindent mereven, ugyanúgy kell csinálni. Hanem arról, hogy vannak stabil keretek, amelyeket tudatosan lehet módosítani.
Nálunk például a tartalomfejlesztési folyamat lefedi a teljes működést a brief elkészítésétől egészen az ügyféljóváhagyásig. Viszont nem minden esetben van szükség minden lépésre.
Van hogy szükséges a jóváhagyás, például egy egészségügyi tartalom esetében alapszabály, hogy szakembernek kell a végleges jóváhagyást megadnia arról hogy egy anyag publikussá válhat-e.
Van, ahol nincs erre szükség, mert például a saját blogbejegyzésünkről van szó, mint ez az anyag amit olvasol. A folyamat önmagában megmarad, csak vannak bizonyos lépései melyek elhagyhatóak, ha úgy kívánja a helyzet.
Ez azért fontos, mert a legösszetettebb helyzeteket is kezelni tudjuk vele, miközben nem pazarolunk időt felesleges körökre. (Persze annak is meghatároztuk a szabályait, hogy mikor hagyható el egy lépés.)
Hogyan alakítunk ki új folyamatokat?
Az egyik legfontosabb felismerésünk az volt, hogy nem kell mindent előre tökéletesen megtervezni.
Ebben nagyon sokat segített a kaizen szemlélet.
Ha egy új problémával találkozunk, nem próbálunk azonnal egy komplett rendszert felépíteni. Először csak az első néhány lépést határozzuk meg.
Például egy weboldalfejlesztésnél. nem a teljes folyamatot építjük fel, csak amennyit belátunk elsőre:
- tisztázzuk a pontos igényeket
- meghatározzuk a megfelelő rendszert,
- egyeztetünk az ügyféllel a javasolt irányról.
Már ez a három lépés is sokkal stabilabbá teszi a működést.
Utána kipróbáljuk a folyamatot. Tapasztalatot szerzünk. Megnézzük, mi működött jól és mi nem. Ezután módosítunk rajta, bővítjük, egyszerűsítjük vagy újragondoljuk. Ha már végigcsináltuk egyszer, akkor valószínűleg lesz arra tippünk hogy mi a 4. lépés.
A lényeg tehát nem a tökéletes első verzió, hanem az, hogy elkezdjük.
Az SOP nálunk valódi áttörést hozott
A legnagyobb változást számunkra az SOP rendszer jelentette.
Korábban hagyományos szabályzatokkal kezdtük, dokumentumokba írva. Viszont ezeket nehéz volt követni, nehéz volt betartani és betartatni. Ugyanakkor idővel sok minden egyszerűen elveszett vagy feledésbe merült.
Ne egy nagy szabályrendszert képzelj el, 12 dokumentumról beszéltünk. Mégsem működött igazán.
Az SOP-ok viszont rendszert hoztak ebbe az egészbe.
Jelenleg már 18 SOP működik nálunk, és folyamatosan készülnek az újak is. Sokkal tisztább lett mindenki számára, hogy mit, hogyan és milyen keretek között kell csinálni.
A legfontosabb viszont az, hogy ez nem merevebbé tette a működésünket, hanem rugalmasabbá.
Az SOP nem egy bonyolult vállalati adminisztrációs eszköz. Valójában egy nagyon egyszerű gondolkodási keret. Segít abban, hogy ne kelljen újra és újra ugyanazokat a döntéseket meghozni, és hónapok múlva is emlékezzünk arra, hogy miért alakítottunk ki egy adott működési módot.
Egy folyamat, ami velünk együtt fejlődött
A tartalomfejlesztési folyamatunk, a ContentZen jó példa erre.
Mára több mint 1600 alkalommal futott le. Jelenleg éppen a második nagy verzióját építjük újra, de az alapjai még évekkel ezelőtt alakultak ki.
Az első verzió gyakorlatilag egy egyszerű Excel táblázat volt, ahol felírtuk:
- milyen kulcsszóra készül a tartalom,
- melyik weboldalra kerül ki.
Ennyi.
Már ez is hatalmas előrelépés volt ahhoz képest, hogy korábban e-mailekben próbáltuk követni ezeket az igényeket (ennél a mára kifejlett rendszernél is a kaizen alapelveit használtuk, csak elkezdtük valahogy)
Az évek során viszont folyamatosan bővítettük és alakítottuk a rendszert. Ma már nemcsak blogbejegyzések kezelésére használjuk, hanem komplexebb tartalomfejlesztési és weboldal-átalakítási projektekre is.
És ami a legfontosabb: a folyamat lehetőséget ad az egyeztetésre, a visszacsatolásra és a folyamatos fejlődésre. Vagyis azzal hogy folyamatként kezdtük el kezelni, sok korábbi hibánkat már a kialakulásukor megakadályoztuk.
A rendszer nem elvesz a rugalmasságból, hanem megteremti azt
Szerintünk egy kisvállalkozás akkor tud igazán stabilan működni, ha nem ösztönből próbál minden problémát kezelni.
A rendszerben gondolkodás nem lassítja a működést, hanem kiszámíthatóbbá teszi. Nem elveszi a kreativitást, hanem keretet ad hozzá.
És talán ez a legfontosabb:
nem kell tökéletes rendszerrel indulni.
Elég egy első lépés. Például: