Az ERP vagy más néven vállalatirányítási rendszer bevezetése nem problémamentes feladat. A folyamatot sok esetben pont az azt használók nehezítik meg azzal hogy nem hajlandóak feladataik részévé tenni.
Mi haszna a vállalatirányítási rendszer bevezetésének?
Önmagában egy vállalatirányítási rendszer nagyszerű lehetőségeket rejt, mivel:
- optimalizálja a munkára fordított időt és költségeket
- egyszerűsíti a belső kommunikációt
- bármikor képes információkat szolgáltatni
Bizonyára sok előnyét fel lehetne még sorolni, azonban az egész nem fog rendesen működni addig, míg rá nem bírjuk minden munkatársunkat, beleértve a vezetőséget is a napi szintű használatába.
Miért nem vagyunk hajlandóak használni egy jól működő rendszert?
Ennek fő oka talán az információ hiánya. A baj azzal van, hogy sok esetben az, akinek a munkáját a leginkább megkönnyítené egy ilyen rendszer, nincs tisztában ezzel a ténnyel. Felesleges az ERP előnyeit taglalni olyannak, aki határozottan eldönti hogy nem akar foglalkozni vele.
Egy átlagos tréning a cégen belül sajnos ezekben az esetekben ritkán segít, mivel a problémás személyek szemléletén szükséges változtatni. Valahogy meg kell értetni vele, ma már nem kényelmi szempontról beszélünk, hanem szükségletről.
A cégeknek akik talpon akarnak a jelenlegi versenyhelyzetben maradni, el kell fogadniuk a tényt, hogy versenytársaik előbb vagy utóbb elkezdik használni ezeket a rendszereket, és aki hatékonyabban használja azt, óriási piaci előnyre tesz szert.
Mi a probléma az ERP oktatási stratégiájával?
Vállalatirányítási rendszer bevezetéséhez bizonyos az oktatás létfontosságú. A probléma az, hogy ezek az oktatások inkább a rendszer használatáról szólnak, miközben annak alapelveiről ritkán esik szó.
A „Ha erre a gombra kattintunk, akkor megnyílik egy…” típusú oktatásnak ritkán van szemléletformáló ereje. A felhasználók unják, és azt érzik szó szerint hülyének nézik őket! A technológia korában ezek csak apró részletek, amik megértéséhez általában a rendszer súgója is elegendő információ szolgáltathat.
Mivel érdemes kezdeni az ERP oktatást?
Tényekkel! Konkrét, a céget érintő problémákra, a rendszer által nyújtott megoldással. Meg kell mutatni azt, hogy Géza a termelésről időben értesülhetne az általa várt szállítmány beérkezéséről a raktárba, hiszen amint az Jucika bevételezte a tételeket, automatikusan elindul a gyártás-előkészítés folyamata.
Meg kell mutatni mennyire megbénítja az egészet az, ha munkaügyes Ica már napok óta vár egy visszaigazolást a főnökétől, amit ő egyszerűen nem tart fontosnak és nem foglalkozik vele. A legrosszabb az, amikor kiderül, a feladat már két hete késében van, és kihatott egy szerződéskötésre is. Mit tesz ilyenkor ugyanez a főnök? Elkezd felelősöket keresni, kiabál Icával, még lehet hogy a fizetéséből is levonat valamennyit, miközben a rendszerben az ő feladatlistájában állt meg a folyamat még 3 héttel ezelőtt.
Ez sajnos nagyon is életszerű példa.
Két dolgot kell betartani, hogy elkerüljük ezt:
- Mutassuk meg rendszerszinten a felhasználóknak, mi történik azután ha ők elvégezték a feladat rájuk szabott részét. Tudassuk velük, hogy az a jóváhagyás, vagy visszaigazolás ami nekik olyan jelentéktelennek tűnik, egy komplexebb folyamat része. Ez vonatkozik a vezetőkre is!
- Legyen valaki, akinek az a feladata, hogy felügyeli rendszerben minden megfelelően működik-e. Az oktatást végző ERP-specialista nem minden esetben alkalmas erre, illetve az ő dolga éppen az, hogy a rendszer használatát megtanítsa, viszont ne várjuk el egy külső szakembertől, hogy a belső folyamatokat maradéktalanul átlássa.
Következtetések
Addig amíg vezetőink nem hajlandóak megérteni egy vállalatirányítási rendszer lényegét, addig az nem várható el a munkavállalótól sem.
Minden esetben mérlegelni kell a saját felelősségünket is akkor ha a rendszer rosszul teljesít.
El kell fogadni, ezek a rendszerek hatalmas összefüggéseket valósítanak meg, a számunkra látszólag apróságnak tűnő feladatok, a cég szempontjából akár kritikus kérdéseket is érinthet.